Bạn đang cân nhắc gửi thư hoặc email cho ai? Mặc dù việc sử dụng cách chào truyền thống “người mà nó có thể quan tâm” là thuận tiện, nhưng không phải lúc nào cũng nên sử dụng cách này trừ khi tình huống bắt buộc.
Theo nguyên tắc chung, nếu bạn không chắc chắn nên viết thư cho ai, hãy xem xét các câu hỏi sau:
- Bạn có biết bạn đang viết thư cho bộ phận nào không?
- Bạn có thể tìm kiếm tên của người phụ trách không?
- Bạn có thể sử dụng từ nào khác thay cho “ai có quan hệ họ hàng với”?
- Điều hướng đến trang “Giới thiệu về chúng tôi” trên trang web của công ty. Các công ty nhỏ hơn thường giới thiệu nhân viên của họ trên trang web của họ, vì vậy việc xác định tên chính xác có thể khó khăn.
- Chuyển đến trang được liên kết của công ty nơi bạn có thể xem tất cả nhân viên trên nền tảng. Duyệt qua danh sách cho đến khi bạn tìm thấy một cá nhân có vai trò hoặc chức danh mà bạn muốn kết nối.
- Gọi điện cho công ty, bày tỏ sự quan tâm của bạn đối với một vị trí cụ thể và hỏi xem email của bạn sẽ được gửi cho ai.
- Kính gửi người quản lý tuyển dụng
- Kính gửi Giám đốc Nhân sự
- Kính gửi người quản lý [Bộ phận]
- Viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ trong cụm từ
- Sử dụng dấu hai chấm thay vì dấu phẩy ở cuối cụm từ
- Chừa một khoảng trắng trước khi bắt đầu thư của bạn
Hướng dẫn nhanh này sẽ giúp bạn đi đúng hướng.
Khi nào thì không sử dụng “ai có thể liên quan”
Bạn nên tránh sử dụng lời chào càng nhiều càng tốt, đặc biệt là trong các tình huống sau:
1. Gửi email tìm việc
Giả sử bạn muốn gửi sơ yếu lý lịch của mình đến một công ty khởi nghiệp mà bạn quan tâm. Bước tiếp theo bạn phải làm là gửi email cho công ty. Trước khi soạn thảo thông điệp của bạn, hãy dành thời gian tìm hiểu tên của người đứng đầu bộ phận mà bạn muốn đưa vào hoặc thậm chí là Giám đốc điều hành mà bạn có thể gửi email trực tiếp. Sự chuyên nghiệp và tháo vát của bạn sẽ gây ấn tượng với nhóm tuyển dụng khi chuyển đơn đăng ký của bạn đến đúng người.
Bạn muốn tăng cơ hội vượt qua cuộc phỏng vấn xin việc? Tìm hiểu các chiến lược tìm kiếm việc làm hiệu quả, nâng cao thương hiệu cá nhân của bạn và hơn thế nữa với sự nghiêm túc trong nghề nghiệp. Đăng ký hội thảo ảo của chúng tôi ngay hôm nay!
Có một số cách để tìm ra tên người nhận:
Đôi khi có thể khó tìm kiếm người mà bạn muốn kết nối. Bạn có thể cân nhắc những lời chào sau đây như một cách thay thế:
Còn “Dear Sir/Madam” thì sao?
“Dear Sir/Madam,” giống như lời chào trong câu hỏi, là một lựa chọn phổ biến khác. Nên tránh nó, vì nó có thể vô tình xúc phạm người nhận, đặc biệt nếu bạn không chắc chắn về giới tính. Ngoài ra, không ai là “sir/ma’am”, vì vậy việc nhận được email với lời chào như vậy có thể khiến một số người không hài lòng. Vì vậy, nếu bạn không biết tên của người nhận, hãy xem xét các lựa chọn thay thế ở trên để làm cho lời chào của bạn mang tính cá nhân hơn.
2. Viết thư xin việc
Thư xin việc của bạn là một trong những cơ hội đầu tiên để tạo ấn tượng, vì vậy việc chọn cách chào phù hợp là rất quan trọng. Nếu bạn biết bạn đang nộp đơn cho ai, hãy chắc chắn sử dụng cùng một lời chào trong thư giới thiệu của bạn. Khi nghi ngờ, hãy xem xét “Người quản lý tuyển dụng” hoặc “Người quản lý [Bộ phận].
3. Tiếp theo là email cảm ơn
Nếu bạn đang viết email cảm ơn người đã phỏng vấn bạn, thì việc gửi trực tiếp cho họ là phép lịch sự, điều đó có nghĩa là bạn cần xưng hô với họ bằng tên của họ. Nếu bạn quên tên hoặc email của họ và họ không có trong bất kỳ email nào trao đổi với bạn, vui lòng liên hệ với Giám đốc Nhân sự của bạn.
Bạn cần thêm lời khuyên tìm kiếm việc làm được cá nhân hóa? Đăng ký dịch vụ kết nối nghề nghiệp của WSG và nhận hỗ trợ từ các chuyên gia hướng nghiệp!
Khi nào thì “có thể nói về ai” là phù hợp?
Miễn là bạn chắc chắn rằng mình không biết tên người nhận, nhưng muốn thể hiện sự tôn trọng khi gửi thư, thì “những người có thể liên quan” sẽ không bị coi là thô lỗ. Sau đây là một số tình huống mà lời chào sẽ hữu ích:
1. Thu hút khách hàng tiềm năng
Để thu hút khách hàng tiềm năng, bạn có thể liên hệ với nhiều công ty hoặc cá nhân cùng một lúc. Trong trường hợp này, có thể thích hợp để sử dụng “những người có thể liên quan”. Điều đó nói rằng, việc tạo email được cá nhân hóa thường dẫn đến tỷ lệ chuyển đổi cao hơn, vì vậy bạn có thể cân nhắc sử dụng nền tảng tiếp thị qua email để giúp bạn. Một số ví dụ bao gồm mailchimp, hubspot và sendinblue.
2. Viết đơn khiếu nại
Khi phàn nàn với một công ty, nội dung của email quan trọng hơn. Vì vậy, bạn có thể sử dụng lời chào.
3. Đưa ra đề xuất hoặc khuyến nghị
Khi viết thư giới thiệu cho nhân viên cũ hoặc sinh viên, tốt nhất bạn nên đề cập đến “ai có thể liên quan”. Điều này là do bức thư sẽ được gửi đến nhiều công ty khác nhau để hỗ trợ quá trình ứng tuyển của ứng viên. Cũng không thể cá nhân hóa lời chào cho từng ứng dụng khi người giới thiệu đã ký vào thư.
Cách chính xác để viết “người mà nó có thể quan tâm” là gì?
Nếu bạn chọn sử dụng tiêu đề này, các mẹo sau sẽ hữu ích:
Ví dụ:
Đó có thể là về ai:
Tôi viết thư này để chia sẻ mối quan tâm của mình về…
Tiêu đề bất kỳ, có chữ ký phù hợp. Vui lòng đảm bảo kết thúc email hoặc thư của bạn một cách tôn trọng và bao gồm tên đầy đủ cũng như thông tin liên hệ của bạn nếu có.
