Môi trường kinh doanh luôn thay đổi đòi hỏi các tổ chức phải liên tục điều chỉnh và thích ứng. Tuy nhiên, để thích ứng thành công, doanh nghiệp phải có sẵn kế hoạch quản lý thay đổi. Hãy tìm hiểu các nguyên tắc và các bước quản lý thay đổi thành công với fastdo ngay hôm nay!
fwork – Bộ giải pháp phần mềm quản lý chương trình giúp doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả, theo dõi tiến độ chi tiết và trực quan hóa báo cáo chương trình. Nhấp vào ảnh ngay bây giờ để nhận bản trình diễn hoàn toàn miễn phí các tính năng của phần mềm:
1. Giới thiệu về Quản lý thay đổi tổ chức
Để hiểu rõ hơn về khái niệm quản lý thay đổi trong một tổ chức, trước tiên bạn cần hiểu thay đổi tổ chức là gì và các loại thay đổi.
Thay đổi tổ chức đề cập đến các hành động mà doanh nghiệp thực hiện để thay đổi một bộ phận hoặc thành phần nhất định của tổ chức. Đó có thể là sự thay đổi về văn hóa công ty, hệ thống quy trình, công nghệ, cơ sở hạ tầng, sơ đồ tổ chức hoặc điều gì khác.
Thay đổi tổ chức có thể có ba hình thức:
- Thay đổi thích ứng là những điều chỉnh nhỏ, tăng dần, lặp đi lặp lại mà một tổ chức thực hiện để phát triển sản phẩm, cải tiến quy trình và tinh chỉnh các chiến lược cho phù hợp với thời gian. Một số ví dụ về những thay đổi như vậy bao gồm thuê nhân viên mới để đáp ứng khối lượng công việc gia tăng, hoặc cố gắng thu hút các ứng viên chất lượng cao hơn lực lượng lao động. Hiện đang làm việc tại công ty.
- Thay đổi chuyển tiếp – là những thay đổi chuyển tổ chức từ trạng thái hiện tại sang trạng thái lớn hơn để giải quyết vấn đề, chẳng hạn như hợp nhất và mua lại.
- Thay đổi mang tính chuyển đổi đề cập đến sự điều chỉnh lớn hơn về quy mô và phạm vi. Kết quả của sự thay đổi này thể hiện một sự khác biệt đáng kể và đôi khi đột ngột so với hiện trạng. Một số ví dụ về những thay đổi mang tính chuyển đổi bao gồm ra mắt sản phẩm mới, quyết định mở rộng kinh doanh ra thị trường quốc tế, v.v.
- Nhận thức được nhu cầu thay đổi;
- mong muốn tham gia và hỗ trợ thay đổi – mong muốn tham gia và hỗ trợ thay đổi;
- kkiến thức về cách thay đổi – kiến thức về cách thay đổi;
- Khả năng thực hiện thay đổi và hành vi – Khả năng thực hiện thay đổi và hành vi;
- rTăng cường để duy trì sự thay đổi.
- Xuống sân khấu.
- Khoảng thời gian bấp bênh và bối rối.
- Giai đoạn chấp nhận.
- Tăng cường tính cấp bách của thay đổi;
- Xây dựng một liên minh mạnh mẽ để ủng hộ và tác động đến sự thay đổi;
- Phát triển tầm nhìn và chiến lược;
- Truyền đạt tầm nhìn;
- Xóa bỏ chướng ngại vật;
- Tạo ra thành công ngắn hạn;
- Xây dựng và phân tích từ các thay đổi;
- Áp dụng những thay đổi này vào văn hóa doanh nghiệp.
- Các yếu tố cứng: chiến lược, cấu trúc, hệ thống.
- Yếu tố mềm: Giá trị chung, kỹ năng, phong cách, nhóm.
- Tại sao bạn cần thay đổi? Mục tiêu của những thay đổi này là gì?
- Những thay đổi này sẽ mang lại giá trị gì cho doanh nghiệp?
- Những thay đổi của bạn sẽ tác động tích cực đến các thành viên như thế nào?
- Kết quả của thay đổi sẽ ảnh hưởng như thế nào đến cách mọi người làm việc?
- Mọi người cần làm gì để thay đổi thành công?
- Hỗ trợ: Bạn dự định sử dụng các nguồn lực và tài trợ nhà ở như thế nào?
- Tham gia: Ai là người phù hợp nhất để giúp bạn thiết kế và thực hiện thay đổi? Bạn sẽ sử dụng các nguồn lực trong tổ chức của mình hay thuê các chuyên gia bên ngoài?
- Mối quan tâm: Việc triển khai quản lý thay đổi chỉ thực sự hiệu quả nếu thu hút được sự ủng hộ của các thành viên doanh nghiệp. Làm thế nào bạn sẽ giúp mọi người hiểu và hỗ trợ?
- Tác động: Cuối cùng, hình dung thành công bạn muốn. Bạn mong đợi loại hiệu ứng thay đổi nào? Bạn đang cố gắng đạt được điều gì?
- Đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều hiểu ý nghĩa của sự thay đổi và tác động tức thời của nó.
- Thiết lập hệ thống đo lường thành công cho chương trình của bạn, thường xuyên xem xét và báo cáo kết quả của những gì bạn đang làm.
- Phát triển một kế hoạch chi tiết xác định tất cả các bên liên quan chính và tầm quan trọng của họ đối với kế hoạch của bạn.
- Chỉ định một “người đại diện” – đây sẽ là người đầu tiên áp dụng kế hoạch và cách tiếp cận mới của bạn.
- Các chương trình giúp mọi người thay đổi thói quen, phương pháp cũ và thực hiện những điều chỉnh mới.
- Đảm bảo rằng mọi người đều được hỗ trợ trong suốt quá trình thay đổi.
- Mục tiêu chiến lược: thay đổi của bạn sẽ giúp đạt được điều gì;
- Chỉ số hiệu suất: Thành công và hiệu quả sẽ được đo lường và đánh giá như thế nào? Những chỉ tiêu hay tiêu chuẩn nào có thể linh hoạt điều chỉnh? Cơ sở hợp lý hiện tại để thực hiện những thay đổi này là gì?
- Các bên liên quan: Ai sẽ giám sát nhiệm vụ thực hiện thay đổi? Ai quyết định khoảnh khắc của sự thật? Ai sẽ chịu trách nhiệm triển khai và thực thi?
- Phạm vi dự án: Dự án sẽ bao gồm những bước và hành động cụ thể nào? Những gì bên trong và bên ngoài phạm vi của dự án?
- Địa chỉ:
- Trụ sở chính tại Hà Nội: Tầng 6, số 11 đường Vương Thừa Vũ, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.
- Chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, tòa nhà qb, 23 Trường thi 1, Quận Hải Châu, TP Đà Nẵng.
- Điện thoại: 0971 126 599
- Email: support@fastdo.vn
- Trang web: https://fastdo.vn/
- Kết hợp Big 08 kỹ năng lãnh đạo cần thiết vào năm 2022
- 6 điểm mạnh và điểm yếu của khả năng lãnh đạo theo tình huống mà bạn cần biết
>>>Xem các chủ đề liên quan khác:
Để triển khai thành công những thay đổi này, tổ chức phải lập kế hoạch quản lý các thay đổi. Đây là quá trình hướng dẫn các tổ chức thực hiện thành công những điều chỉnh này với kết quả tốt. Quy trình này sẽ trở thành “kim chỉ nam” dẫn dắt doanh nghiệp đi qua các bước từ khi hình thành và chuẩn bị, đến khi thực hiện và hoàn thành chương trình thay đổi của mình.
>>>Xem thêm: 10 cách hàng đầu để kết thúc một bài thuyết trình tuyệt vời: Mẹo và ví dụ
2. Quản lý thay đổi có ý nghĩa gì đối với các tổ chức
Là một khái niệm kinh doanh quan trọng trong doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến yếu tố con người, quy trình và tổ chức; Quản lý thay đổi giúp nâng cao tỷ lệ thành công của các dự án, chương trình quan trọng. Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ nâng cao khả năng thích ứng nhanh trong quá trình triển khai quản lý thay đổi.
Trong môi trường kinh doanh thay đổi liên tục, doanh nghiệp phải có kế hoạch quản lý thay đổi thật tốt. Nếu không, tổ chức của bạn có thể bị căng thẳng, áp lực và không đạt được những kế hoạch mà bạn đề ra.
Bằng cách tiêu chuẩn hóa tính nhất quán và hiệu quả của công việc được giao, quản lý thay đổi đảm bảo rằng yếu tố con người trong tổ chức không bị xem nhẹ. Khi điều chỉnh được thực hiện, nhân viên tìm hiểu về vai trò mới của họ. Ngoài ra, quản trị thay đổi tốt còn giúp cải thiện văn hóa tổ chức theo hướng phù hợp nhất.
Hơn thế nữa, Quản lý thay đổi cho phép các doanh nghiệp tồn tại và duy trì hoạt động mà không gặp thất bại bằng cách đảm bảo rằng họ chuẩn bị sẵn sàng cho những biến động có thể xảy ra. Đây là một cách mạnh mẽ để thị trường trong tương lai.
>>>Xem ngay: Sức mạnh của một chuyên gia và 7 bước để đạt năng suất
3. Các mô hình quản lý thay đổi phổ biến
Một số mô hình phổ biến cung cấp các hướng dẫn và nguyên tắc để giúp các tổ chức quản lý thay đổi tốt nhất bao gồm:
mô hình adkar: Được tạo bởi prosci jeff hiatt, mô hình này chứa 5 yếu tố sau:
mô hình chuyển tiếp bridges: mô hình william bridge – nhà tư vấn phản hồi – tập trung vào cách mọi người thích nghi với sự thay đổi. Mô hình gồm 3 giai đoạn:
Quy trình 8 bước của Cotter để dẫn đầu sự thay đổi:John Cotter là một giáo sư rất có uy tín tại Đại học Harvard. Anh ấy đã phát triển quy trình Quản lý thay đổi gồm 8 bước:
Mô hình 7s của Mckinsey: Các chuyên gia tư vấn kinh doanh Robert H. Waterman Jr. và Tom Peters đã thiết kế mô hình Quản lý thay đổi này, thường xem xét 7 yếu tố sau (được chia thành 2 nhóm) :
Trong mô hình này, các yếu tố cứng và yếu sẽ được phân tích cùng nhau. Các yếu tố cứng giải quyết các vấn đề mà tổ chức có thể ảnh hưởng trực tiếp. Biểu hiện của yếu tố mềm trừu tượng hơn và thường tồn tại trong văn hóa doanh nghiệp.
Trong mô hình 7s, sự liên kết nội tại giữa các yếu tố này sẽ được tổ chức một cách khoa học và bài bản, nhằm định hướng doanh nghiệp đi đúng đường trongquy trình quản lý. Thay đổi của tôi.
>>>Xem thêm: Xây dựng thương hiệu tuyển dụng của bạn: 5 mẹo để xây dựng hiệu quả
4. 4 Nguyên tắc cốt lõi để quản lý thay đổi thành công
Để triển khai thành công Quản lý thay đổi, bạn cần nắm vững 4 nguyên tắc sau:
4.1. Hiểu về sự thay đổi
Để thành công và thu được lợi ích từ quản lý thay đổi, trước tiên bạn phải hiểu chúng. Sau đây là một số câu hỏi giúp bạn hiểu nguyên tắc quan trọng này:
Ngoài ra, nếu bạn chưa thay đổi, bạn cũng có thể sử dụng cách suy nghĩ tiêu cực. Chỉ khi không hài lòng với cách làm cũ, bạn mới thực sự đủ quyết tâm để thực hiện những cải cách mới. Vì vậy, hãy suy nghĩ thật kỹ trước khi quyết định thay đổi.
>>> Xem ngay: Trí tuệ cảm xúc là gì? EQ là yếu tố thành công
4.2. Hiệu quả của chương trình thay đổi
Để các thay đổi có hiệu quả, bạn cần đảm bảo chúng phù hợp với tổ chức của mình.
Trong quản lý thay đổi, một số yếu tố cần xem xét để đảm bảo tính hiệu quả như sau:
>>>Xem ngay: 5 cấp độ lãnh đạo của John Maxwell để trở thành một nhà lãnh đạo tài ba
4.3. Đảm bảo các thay đổi diễn ra theo đúng kế hoạch
Bạn cần lập kế hoạch chi tiết về cách thực hiện những thay đổi này. Có một số mô hình quản lý thay đổi mà bạn có thể tham khảo để lập kế hoạch của mình. Ví dụ: quy trình thay đổi 8 bước của kotter giải thích cách đưa tính khẩn cấp vào kế hoạch của bạn để bạn có thể thúc đẩy và truyền cảm hứng cho mọi người ủng hộ và thực hiện các ý tưởng mà bạn đưa ra.
Cho dù bạn chọn hỗ trợ bằng công cụ nào, hãy đảm bảo các yếu tố sau. Họ sẽ tích cực giúp bạn quản lý các thay đổi của bạn:
>>>Đọc ngay: Văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số: Rào cản và giải pháp
4.4. Truyền đạt sự thay đổi
Giao tiếp là một công cụ rất hữu ích trong quy trình quản lý thay đổi của bạn. Những điều chỉnh bạn thực hiện cần phải rõ ràng và phù hợp để tất cả các thành viên có thể dễ dàng hiểu chúng. Ngoài ra, bạn cần xây dựng một “lộ trình” rõ ràng để nhận được phản hồi mong muốn.
Để quản lý thay đổi hiệu quả, bạn cần liên kết sự liên kết của mình với tuyên bố sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức. Điều này sẽ giúp các thành viên dễ dàng hiểu chương trình của bạn sẽ ảnh hưởng đến “tương lai” như thế nào. Từ đó, mọi người sẽ cảm thấy tràn đầy năng lượng hơn và họ sẽ sẵn sàng giúp đỡ bạn
Ngoài ra, bạn cần quản lý tốt các bên liên quan đến dự án thay đổi. Điều này sẽ giúp bạn gửi đúng thông điệp đến đúng người vào đúng thời điểm. Điều này sẽ giúp bạn tối đa hóa sự quan tâm, ủng hộ và hỗ trợ từ mọi người.
Nguyên tắc này có thể tham khảo mô hình adkar Quản lý thay đổi. 5 yếu tố trong adkar sẽ là 5 câu hỏi bạn cần giải quyết trong giao tiếp để truyền đạt những thay đổi của mình một cách tốt nhất.
>>>Đọc ngay: Mọi thứ mà các công ty sản xuất cần biết về Sản xuất tinh gọn
5. Triển khai quy trình 5 bước để quản lý thay đổi
5 bước sau đây sẽ giúp bạn quản lý thay đổi thành công:
5.1. Đảm bảo tổ chức sẵn sàng thay đổi
Để tất cả thành viên của một tổ chức theo đuổi và thực hiện thay đổi thành công, họ phải sẵn sàng về mặt hậu cần và văn hóa. Trước khi đi sâu vào hậu cần, cần phải có sự chuẩn bị về mặt văn hóa.
Trong giai đoạn chuẩn bị, nhà quản lý cần tập trung giúp nhân viên hiểu được sự cần thiết và tác động của những điều chỉnh. Các thành viên của tổ chức cần nhận thức được những khó khăn và thách thức mà doanh nghiệp của họ phải đối mặt tạo ra những khiếm khuyết đòi hỏi phải thay đổi. Thu hút được sự ủng hộ từ nhân viên sẽ giúp nhà quản trị thực hiện các thay đổi một cách suôn sẻ và tránh được những phản ứng dữ dội trong tương lai.
5.2. Xây dựng tầm nhìn và kế hoạch thay đổi
Khi lực lượng lao động của bạn đã sẵn sàng để thay đổi, hãy phát triển một kế hoạch chi tiết và đưa kế hoạch đó vào thực tế. Kế hoạch thay đổi của bạn nên bao gồm:
Bạn có thể sử dụng phương pháp okrs để đặt mục tiêu chiến lược. Với khung quản lý mục tiêu okrs, bạn có thể thiết lập các mục tiêu thúc đẩy, truyền cảm hứng và quản lý chúng bằng các kết quả chính tiêu chuẩn thông minh (krs). Với okrs, bạn chỉ cần có mục tiêu, và phương pháp này sẽ cung cấp cho bạn lộ trình chi tiết, từng bước để đưa bạn đến gần mục tiêu của mình hơn.
fastdo okrs fokrs là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp thiết lập và theo dõi các kết quả chính thông qua hình ảnh trực quan được cập nhật hàng ngày, đồng thời kết nối người quản lý và nhân viên với mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Bộ giải pháp phần mềm quản lý okrs (fokrs) của fastdo cho phép người dùng thực hiện tất cả các chức năng liên quan đến okrs trong cùng một không gian mượt mà, dễ sử dụng và động lực. Bộ phần mềm quản lý okrs (fokrs) của Fastdo hoàn toàn theo lý thuyết okrs chuẩn quốc tế sẽ giúp bạn khai thác 200% giá trị do okrs mang lại.
Bạn quan tâm đến bộ quản lý okrs (fokrs) của fastdo. Đăng ký ngay bản dùng thử miễn phí trong 7 ngày để trải nghiệm các tính năng độc đáo của phần mềm fokrs.
Nhận bản demo của phần mềm fokrs
5.3. Triển khai các thay đổi
Sau khi kế hoạch được phát triển, đã đến lúc thực hiện theo các bước đã thiết lập và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
Trong quá trình triển khai, bạn cần tập trung vào việc trao quyền cho nhân viên của mình. Hãy để họ thực hiện các bước cần thiết để đạt được mục tiêu của mình. Cung cấp cho nhân viên các cơ hội để ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn. Thường xuyên nhấn mạnh tầm nhìn và sứ mệnh của công ty giúp các thành viên trong nhóm hiểu tại sao điều quan trọng là phải thích ứng và đón nhận sự thay đổi.
5.4. Dự phòng rủi ro
Sau khi hoàn thành chương trình Quản lý thay đổi, với tư cách là người quản lý, bạn cần ngăn chặn “mọi thứ đi ngược lại” trong tương lai. Công việc này đặc biệt quan trọng khi thực hiện các thay đổi đối với quy trình, văn hóa và chiến lược. Nếu quy hoạch không đồng bộ, manh mún thì tình trạng “ngựa tìm đường cũ” chỉ còn là vấn đề thời gian.
5.5. Đánh giá tiến độ và phân tích kết quả
Việc có và hoàn thành kế hoạch thay đổi không có nghĩa là bạn sẽ thực sự thực hiện thành công kế hoạch đó. Bạn cần thường xuyên xem xét, phân tích và đánh giá hiệu quả của dự án. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có được những hiểu biết và bài học quý giá mà doanh nghiệp có thể rút ra khi thực hiện các thay đổi khác trong tương lai.
Trên đây là toàn bộ thông tin về Quản lý thay đổi mà fastdo mang đến cho bạn. Hy vọng bài viết này đã mang đến cho bạn những lời khuyên hữu ích để giúp bạn tạo ra sự khác biệt trong công việc kinh doanh của mình trong tương lai!
nhà phát triển phần mềm fastdo
