Việc lập kế hoạch cá nhân cho một năm khoa học, hợp lý không chỉ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả mà còn đạt được mục tiêu mong muốn.
Hầu hết chúng ta đã quen với việc lập kế hoạch ngắn hạn, chẳng hạn như một ngày, một tuần hoặc một tháng. Còn những kế hoạch dài hạn như 1 năm thì sao? Bạn đã biết cách lập kế hoạch cá nhân trong năm chưa?
1. Tại sao bạn cần một kế hoạch cá nhân trong năm?
Kế hoạch cá nhân 1 năm cho biết bạn cần làm gì trong năm tới để làm việc hiệu quả. Nó giúp lên kế hoạch rõ ràng những việc cần làm, liệt kê chi tiết công việc theo từng ngày, từng tháng. Hầu hết các doanh nhân thành công đều có kế hoạch và bản đồ nhiệm vụ tối ưu rõ ràng của riêng họ. Kế hoạch càng chi tiết thì càng dễ thực hiện. Việc tạo trước một “thời gian biểu” tối ưu sẽ giúp bạn biết những việc cần làm mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng… và kết quả bạn sẽ đạt được nếu bám sát kế hoạch đó.
2. Hướng dẫn lập kế hoạch cá nhân 1 năm
Bạn cần làm theo 4 bước sau để tạo kế hoạch cá nhân 1 năm của mình.
2.1 Lập kế hoạch cá nhân cần có mục tiêu dài hạn rõ ràng
Việc xác định các mục tiêu dài hạn giống như kim chỉ nam cho mọi hành động trong kế hoạch của bạn. Vì chỉ khi bạn có mục tiêu và phương hướng rõ ràng, bạn mới có thể vạch ra những gì bạn cần làm để đạt được điều đó. Đặc biệt, nó là cơ sở để đánh giá kế hoạch 1 năm của bạn có thực sự hiệu quả hay không. Tùy theo tính chất của từng kế hoạch mà bạn có thể xác định các mục tiêu khác nhau. Một số ví dụ về mục tiêu công việc như: thăng tiến từ nhân viên lên trưởng phòng; mở rộng quan hệ đối tác, bạn bè; đạt doanh thu kinh doanh…
2.2 Tạo nhiệm vụ chính trong công cụ lập kế hoạch cá nhân
Sau khi xác định mục tiêu, bạn cần liệt kê tất cả các nhiệm vụ chính cần hoàn thành trong kế hoạch cá nhân của mình. Bạn cần đặt câu hỏi và trả lời chúng. Ví dụ, để đạt được mục tiêu trở thành trưởng phòng kinh doanh, bạn cần làm được những việc chính: tăng doanh số, trau dồi kỹ năng giao tiếp, học hỏi kỹ năng marketing, ngoại ngữ, tin học, tạo tỷ lệ chuyển đổi mua hàng trên 60%.. .
2.3 Xác định thời gian cho từng công việc sau khi lập kế hoạch cá nhân
Khi tạo kế hoạch cá nhân, bạn cần xác định thời điểm thực hiện từng nhiệm vụ cụ thể. Thời gian này có thể linh hoạt điều chỉnh tùy theo mức độ quan trọng, khó khăn, tính chất của từng nhiệm vụ. Khi các nhiệm vụ được hẹn giờ, bạn sẽ có động lực hơn để hoàn thành chúng. Để đạt hiệu quả cao hơn nữa, bạn cũng có thể thiết lập hệ thống thưởng/phạt cho chính mình khi hoàn thành hoặc bỏ lỡ công việc.
2.4 Phân công lao động hàng tháng
Sau khi hoàn thành 3 bước trên, bạn đã hoàn thành các bước cơ bản để lập kế hoạch 1 năm cá nhân. Tiếp theo, bạn cần hoàn thiện kế hoạch của mình bằng cách nhóm và phân chia công việc mỗi tháng. Từ lịch trình đã định sẵn ở các bước trên, bạn cần xác định mức độ quan trọng của công việc và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên mỗi tháng. Điều này thường được sử dụng trong biểu đồ gantt excel.
3. Hướng dẫn lập kế hoạch cá nhân cho từng ngày
Việc lập kế hoạch cá nhân cho mỗi ngày có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn và tránh quên hoặc bỏ lỡ công việc. Vậy bạn cần làm gì mỗi ngày để lập một kế hoạch cá nhân.
- Chuẩn bị lịch của bạn: Bạn nên sử dụng một lịch hoặc sổ ghi chép duy nhất để phân tách các nhiệm vụ nhất định. Ví dụ: bạn có thể chia giờ làm việc, giờ dạy thêm, giờ làm việc của bạn, v.v.
- Ưu tiên nhiệm vụ: Bạn cần quyết định nhiệm vụ nào cần được ưu tiên dựa trên ngày đến hạn và giá trị nhiệm vụ. Vui lòng chọn theo mức độ ưu tiên để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả mong muốn. Đánh dấu các nhiệm vụ ưu tiên cũng là điều bạn nên làm vào lúc này.
- Đặt thời hạn cho từng công việc: Dựa trên sự tính toán cẩn thận và kỹ lưỡng, xác định thời gian ước tính để hoàn thành từng công việc và phân bổ thời gian hợp lý. Bởi vì nếu bạn sắp xếp lịch trình của mình quá chặt chẽ, bạn có thể dễ dàng rơi vào tình trạng căng thẳng.
- Thêm thời gian nghỉ hè vào lịch biểu của bạn: Hầu hết chúng ta không nghĩ rằng mình có đủ thời gian để hoàn thành công việc vì chúng ta không đưa thời gian nghỉ hè vào lịch trình của mình. Do đó, bạn cần phải tính đến tất cả thời gian đã sử dụng, kể cả làm việc và dọn dẹp sau khi hoàn thành. Bạn cũng nên tính thêm thời gian hoàn thành công việc để có thêm thời gian đệm hoặc để tránh bị chậm trễ.
- Dậy sớm vào thứ Hai: Một cuộc khảo sát của Đức cho thấy có tới 80% người tham gia có một ngày làm việc tồi tệ vào ngày đầu tuần. Thêm vào đó, sự căng thẳng của việc lập kế hoạch và đưa ra quyết định công việc trong suốt cả tuần làm tăng thêm mức độ căng thẳng. Do đó, để chống lại căng thẳng, các chuyên gia khuyên bạn nên thức dậy sớm vào ngày đầu tuần. Một buổi sáng đầu tuần được chuẩn bị kỹ càng sẽ giúp bạn có động lực đi làm và đương đầu với mọi thử thách.
- Hãy tưởng tượng thứ Ba: Vào thứ Ba, bạn cần tập trung toàn bộ tâm trí vào công việc. Nếu quá căng thẳng, bạn có thể nhắm mắt lại, hít thở sâu từ 10 đến 20 lần và dành vài phút để thực hiện một bài tập tinh thần nhỏ.
- Nụ cười Thứ Tư: Thứ Tư được coi là ngày có nhiều thông tin nhất trong tuần. Tương ứng với đó, gánh nặng công việc cũng tăng lên khiến tâm trạng của bạn sẽ xuống dốc. Lúc này, bạn cần giữ nụ cười trên môi. Điều này sẽ làm giảm căng thẳng và lo lắng của bạn. Đây là một mẹo có thể giúp bạn thoát khỏi tâm trạng chán nản và tăng cường sự tự tin.
- Tạo môi trường làm việc dễ chịu vào Thứ Năm: Nhiều người nói đùa rằng Thứ Năm là buổi tối trước bình minh vì đó là thời điểm chúng ta mệt mỏi và làm việc kém hiệu quả. .Các chuyên gia cho rằng nên lắp đặt nhiều đèn hơn trong văn phòng và nên chọn nơi làm việc đủ ánh sáng. Điều này có thể làm cho bạn bình tĩnh hơn và hạnh phúc hơn. Ngoài ra, bạn có thể để một chậu xương rồng nhỏ xinh trên bàn làm việc vì chúng mang lại không khí trong lành và giảm mệt mỏi.
- Lấy thứ Sáu làm thứ Hai: Chúng ta vừa trải qua bốn ngày làm việc mệt mỏi và thứ Sáu này tâm trạng của bạn sẽ thay đổi. Theo khảo sát, hiệu quả công việc của ngày này cao hơn hẳn so với vài ngày trước đó. Đó là trạng thái tinh thần thoải mái giúp bạn tập trung vào công việc. Theo các chuyên gia, bạn nên coi thứ Sáu là ngày thứ Hai đầu tiên trong tuần. Tuy nhiên, bạn cần kiểm soát cảm xúc của mình để giữ tinh thần thoải mái. Vì thứ Hai khó tránh khỏi căng thẳng.
- Thứ Bảy, lên kế hoạch cho tuần làm việc mới: Tôi khuyên bạn nên biết cách tận hưởng ngày nghỉ thứ Bảy. Bạn nên dành thời gian để lên kế hoạch cho tuần mới, tránh gây thêm mệt mỏi cho ngày Chủ nhật vì nó ảnh hưởng đến ngày làm việc đầu tiên của tuần sau.
4. Tạo hướng dẫn lập kế hoạch cá nhân hàng tuần
Một quy tắc quan trọng cần tuân theo khi lập kế hoạch cho tuần cá nhân của bạn là ưu tiên các mục tiêu lớn hơn các mục tiêu nhỏ. Trong khi chờ đợi, bạn nên tận dụng ngày cuối tuần để giải quyết các vấn đề phát sinh. Cụ thể kế hoạch làm việc trong tuần như sau:
Việc lập kế hoạch cá nhân trong năm là rất quan trọng. Vì một kế hoạch dài hạn hợp lý, khoa học và hoàn chỉnh sẽ là động lực mạnh mẽ để bạn tạo ra cho mình những giá trị to lớn trong cuộc sống.
