Giấy nợ là gì? Sự khác biệt giữa ghi nợ và ghi chú tín dụng là gì? Có những loại thư báo ghi nợ nào? Hãy cùng tìm hiểu qua nội dung dưới đây.
Giấy nợ là gì?
Giấy nợ là một chứng từ phổ biến trong các giao dịch kinh doanh quốc tế. Giấy ghi nợ được hiểu là giấy ghi nợ trong tiếng Việt. Là chứng từ thương mại do nhà cung cấp hàng hóa gửi cho đối tác mua hàng nhằm mục đích thông báo thanh toán hóa đơn còn nợ. Ngoài ra, giấy ghi nợ có thể được sử dụng để nhắc nợ đến hạn hoặc cung cấp thông tin liên quan đến các hóa đơn sắp tới.
Có trường hợp người mua muốn trả lại hàng đã mượn thì người mua gửi cho người bán giấy nợ. Đối với hàng hóa bị trả lại, giấy ghi nợ sẽ bao gồm lý do thích hợp cho việc trả lại và tổng số tiền tín dụng đã trả cho khoản hoàn trả, nếu có.
Ngoài ra, giấy ghi nợ hoạt động như một giấy ghi nợ. Dùng khi hóa đơn có sai sót trong quá trình nhập hoặc khi cần điều chỉnh tăng số tiền trên hóa đơn. Lúc này, nội dung giấy ghi nợ sẽ kèm theo bản giải trình để tăng tính minh bạch giữa hai bên.
Do đó, giấy nhận nợ mặc dù được hiểu là giấy nhận nợ nhưng nó không chỉ có chức năng kê khai các khoản nợ mà còn được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Tùy từng trường hợp, các thương nhân tạo thẻ ghi nợ có sự cân nhắc kỹ lưỡng để đạt được hiệu quả giao dịch tốt nhất.
Thông tin nào được yêu cầu trên phiếu ghi nợ?
Với khái niệm trên về giấy báo nợ là gì và các tình huống sử dụng của giấy báo nợ, chúng ta có thể hình dung sơ bộ về chứng từ này cần những thông tin gì. Chúng bao gồm những thông tin chính sau:
Truy xuất thông tin về người mua và người bán;
Tên sản phẩm, số lượng sản phẩm;
Thời gian giao dịch (ngày/tháng/năm);
Tổng giá trị đơn hàng;
Số tiền phải trả trong học kỳ tới;
Bản chất của giấy báo nợ là gì?
Nhiều người không hiểu rõ bản chất của giấy báo nợ thường nhầm lẫn với giấy biên nhận thanh toán. Trên thực tế, giấy ghi nợ không phải là hóa đơn. Tất cả các giao dịch đều được lập hóa đơn, trong khi thư báo ghi nợ thường chỉ được phát hành trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp.
Hơn nữa, ghi nợ khác với ghi chú ở chỗ chúng thường ở dạng thư và không yêu cầu người nhận thanh toán ngay. Giấy báo nợ chỉ dùng để thông báo cho đối tác mua hàng về nghĩa vụ thanh toán nợ sắp tới.
Do đó, giấy ghi nợ về cơ bản liên quan đến tín dụng. Tức là trong giao dịch thương mại, nhà cung cấp chuyển hàng cho người mua khi chưa thanh toán giá vốn. Các khoản ghi nợ và tín dụng này sau đó được nhập vào hệ thống kế toán để theo dõi thêm phí vận chuyển. Khi hàng hóa đã được gửi đi thành công, một giấy ghi nợ sẽ được gửi cho người mua như một lời nhắc nhở về khoản thanh toán sắp tới.
Lệnh ghi nợ phổ biến
Giấy ghi nợ có nhiều dạng khác nhau, nhưng có hai dạng phổ biến nhất: dạng bưu thiếp và dạng biên lai giao hàng. Vì vậy, các loại ghi nợ khác nhau là gì?
Một lá thư, một giấy ghi nợ đóng vai trò nhắc nhở người mua về một khoản nợ sắp xảy ra. Một ghi chú ghi nợ bưu thiếp để người bán sử dụng nếu họ không chắc liệu hóa đơn gốc đã được phát hành hay chưa. Ngoài các thông tin bắt buộc, nội dung của bưu thiếp ghi nợ còn có thể bao gồm các thông tin về cách thức thanh toán nợ như: thông tin liên hệ, thông tin tài khoản thanh toán…
Dưới dạng biên lai vận chuyển, giấy ghi nợ được gửi cho người mua sau khi người mua đã nhận hàng nhưng chỉ thanh toán một phần cho hàng hóa. Giấy biên nhận ghi nợ có thể dùng thay cho hóa đơn, người mua có thể dùng để đổi trả sản phẩm nếu chất lượng không đảm bảo.
Phiếu ghi nợ có phải là chứng từ bắt buộc không?
Trên thực tế, không phải mọi giao dịch đều yêu cầu người bán tạo giấy ghi nợ. Các nhà cung cấp hàng hóa có thể tạo hoặc không tạo ghi chú ghi nợ, nhưng họ muốn làm như vậy để dễ dàng theo dõi tất cả các giao dịch. Về phía người mua, đôi khi đối tác mua hàng cũng yêu cầu nhà cung cấp gửi cho công ty giấy báo nợ để lưu trữ nội bộ.
Có thể nói giấy ghi nợ không phải là một chứng từ cứng nhắc và bắt buộc trong các giao dịch kinh doanh. Việc sử dụng giấy báo nợ hoàn toàn linh hoạt và hình thức của giấy nợ hoàn toàn phụ thuộc vào kế toán của từng công ty.
Cách phân biệt giữa ghi nợ và ghi nợ
Thư tín dụng là gì?
Bên cạnh việc hiểu giấy ghi nợ là gì, chúng ta cũng cần hiểu một khái niệm khó hiểu: giấy báo nợ.
Giống như giấy ghi nợ, giấy báo có là một tài liệu phổ biến trong các giao dịch kinh doanh. Từ credit note trong tiếng Anh được hiểu là “giấy tín dụng” trong tiếng Việt. Ghi chú tín dụng là một tài liệu do người bán gửi cho người mua có ghi chú về số tiền mà người mua phải trả.
Điểm đặc biệt là số tiền phải thanh toán nhỏ hơn số tiền ghi trên hóa đơn. Mục đích của nhà cung cấp hàng hóa là khuyến khích người mua tiếp tục thỏa thuận với anh ta nếu hàng hóa bị lỗi, hư hỏng trong quá trình vận chuyển hoặc không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chất lượng.
Làm cách nào để phân biệt giữa giấy báo có và giấy báo nợ?
Thư tín dụng và ghi nợ đều là những tài liệu kinh doanh phổ biến, vậy sự khác biệt giữa ghi nợ và ghi nợ là gì?
Nên hiểu giấy ghi nợ là giấy ghi nợ do người bán phát hành để nhắc nhở hoặc thông báo cho người mua về một khoản thanh toán sắp xảy ra. Ngoài ra, giấy báo nợ còn được dùng để ghi tăng giá trị đơn hàng so với hóa đơn mua hàng trước đó. Nói cách khác, với giấy ghi nợ, người bán kiếm được lợi nhuận.
Đồng thời, giấy báo có đóng vai trò như một “hóa đơn âm”, tức là hóa đơn do người bán phát hành để chuyển khoản thanh toán thừa cho phần hàng hóa bị người mua trả lại hoặc để điều chỉnh giá . Giá trị đơn hàng so với hóa đơn trước đó Nhà cung cấp phải chịu lỗ để “giữ chân” một khách hàng tiềm năng khi họ phát hành giấy báo có.
Vì vậy, trong khi cả hai đều là hóa đơn được điều chỉnh, ghi nợ và ghi nợ có hai mục đích trái ngược nhau. Trên thực tế, doanh nghiệp có thể vận dụng linh hoạt cả hai loại chứng từ này để giao dịch kinh doanh trở nên đơn giản và lâu dài.
Trên đây là giải thích về Giấy nợ là gì và thông tin cơ bản liên quan đến thuật ngữ này. Giấy ghi nợ là giấy ghi nợ được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch thương mại, đặc biệt là trong thương mại quốc tế. Việc sử dụng giấy báo nợ là không bắt buộc nên doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức phù hợp nhất cho từng tình huống giao dịch.
Pha lê
