Phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp đã được nhiều công ty sử dụng để giải quyết những khó khăn trong kinh doanh. Tuy nhiên, triển khai thành công đã khó, vận dụng thành công còn khó hơn. Vì vậy, bài hướng dẫn sau đây hy vọng sẽ là câu trả lời cho các thương nhân.
Tại sao các công ty sử dụng erp?
Tại sao các công ty sử dụng erp?
Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Mặc dù nhiều nhà cung cấp đã đưa ra mức giá linh hoạt trong những năm gần đây nhưng gói phần mềm erp vẫn là một khoản đầu tư lớn. Đối với nhiều doanh nghiệp, đây là một khó khăn lớn và gây áp lực cho các nhà quản lý. Đầu tiên, ERP hợp nhất nhiều hệ thống hiện đang phân tán trong một tổ chức. Từ phát triển sản phẩm đến các khoản phải trả, nhân viên sẽ có thể truy cập tất cả các công cụ họ cần để thực hiện công việc của mình từ một hệ thống tập trung.
Với erp, người dùng không phải tìm kiếm một thông tin trên nhiều hệ thống. Với một cơ sở dữ liệu trung tâm, thông tin sẽ dễ dàng truy xuất hơn. Ngoài ra, các tổ chức tiết kiệm tiền với erp bằng cách không cần đào tạo người dùng trên nhiều hệ thống. Điều này không chỉ giảm chi phí đào tạo mà còn cả hậu cần. Thay vì sắp xếp nhiều buổi đào tạo với các nhà cung cấp khác nhau, các công ty chỉ cần liên lạc với một nhà cung cấp.
Cải thiện sự cộng tác
Tập trung hóa cơ sở dữ liệu là một thành phần làm cho erp trở nên độc đáo. Điều này giúp giảm bất kỳ lỗi nào do sử dụng dữ liệu không chính xác, do đó giảm chi phí vận hành.
Ngoài ra, cơ sở dữ liệu tập trung giúp hạn chế tình trạng ngừng trệ của dự án vì tất cả các thành viên trong nhóm đều có quyền truy cập vào dữ liệu mà họ cần trên toàn công ty. Ngoài ra, không cần tích hợp thông tin từ nhiều hệ thống hoặc nguồn. Bởi vì tất cả dữ liệu được tổng hợp, lưu trữ, chia sẻ và truy cập thông qua một hệ thống duy nhất.
Phân tích tốt hơn
Vì erp ghi lại và lưu trữ tất cả dữ liệu do người dùng nhập nên nó là một công cụ kinh doanh thông minh tốt. Phần mềm erp sẽ giúp doanh nghiệp lập các báo cáo khác nhau dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Hầu hết các giải pháp erp đều cung cấp trang tổng quan có thể tùy chỉnh để người quản lý có thể xem báo cáo. Các báo cáo này có thể bao gồm mọi thứ từ báo cáo thu nhập và chi phí đến KPI…. Khả năng truy cập nhanh các báo cáo này cho phép người dùng đưa ra quyết định tốt hơn nhanh hơn.
Tăng năng suất
Khi sử dụng các phương pháp truyền thống, các tác vụ như tạo báo cáo, theo dõi mức tồn kho, theo dõi bảng chấm công và xử lý đơn đặt hàng có thể mất hàng giờ để nhân viên hoàn thành. Ngoài việc tốn thời gian, các quy trình này còn khiến nhân viên dễ mắc lỗi khi nhập dữ liệu.
Nếu doanh nghiệp chọn một erp có thể tự động hóa các tác vụ thông thường. Cơ sở dữ liệu bên trong phần mềm erp loại bỏ các tác vụ dư thừa như nhập dữ liệu và cho phép hệ thống hoàn thành các tính toán nâng cao trong vài phút. Điều này giải phóng thời gian của nhân viên và thêm đòn roi. Do đó, erp làm tăng năng suất, hiệu quả và lợi nhuận của tổ chức.
Thông tin thêm: Phần mềm erp là gì? 8 bước triển khai phần mềm erp
Cách doanh nghiệp sử dụng phần mềm erp
Các công ty sử dụng phần mềm erp như thế nào
Bước 1: Cài đặt phần mềm erp
Doanh nghiệp nói chung không cần cài đặt erp, vì đây là việc của nhà cung cấp sản phẩm. Đó là giải pháp cục bộ. Đối với giải pháp trực tuyến, doanh nghiệp chỉ cần tải phần mềm erp về máy tính, đăng nhập bằng tài khoản được cấp và sử dụng.
Công ty tư vấn giải pháp erp sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn doanh nghiệp cách cài đặt và sử dụng sản phẩm này.
Bước 2. Chuẩn hóa quy trình tác nghiệp và dữ liệu nghiệp vụ
Hệ thống ERP là một cách tuyệt vời để tất cả các ứng dụng chia sẻ dữ liệu, quy tắc xử lý và một hệ thống tiêu chuẩn định dạng thống nhất. Vì vậy, khi doanh nghiệp triển khai thành công ERP cần chuẩn hóa quy trình vận hành và dữ liệu kinh doanh. Không chuẩn hóa lấy đi lợi thế lớn nhất của mô hình erp.
Bước 3. Phân quyền kiểm soát quy trình và truy cập thông tin
Không giống như các giải pháp truyền thống, ERP cung cấp cho người quản lý khả năng chia sẻ mục nhập và truy cập dữ liệu với tất cả các bộ phận của tổ chức. Do đó, dữ liệu và mọi thông tin sẽ luôn được cập nhật tức thời, chính xác hơn và chỉ cần xử lý một lần thay vì phải chuyển từ người này sang người khác trước khi nhập vào hệ thống.
Bước 4: Tận dụng khả năng quy trình làm việc của phần mềm erp của bạn
Workflow là ý nghĩa của quy trình làm việc. Nó bao gồm trình tự các bước, nhiệm vụ, sự kiện hoặc tương tác tạo nên quá trình thực hiện một điều gì đó. Quá trình này có thể liên quan đến nhiều bộ phận và cá nhân. Quy trình công việc chính là quy trình tự động hóa một số hoặc tất cả công việc của bạn. Trong quá trình này, một tài liệu, thông tin hoặc nhiệm vụ được chuyển từ tác nhân này sang tác nhân khác để hành động theo một bộ quy tắc cụ thể.
Hầu hết các ứng dụng erp trên thế giới và một số nhà cung cấp phần mềm erp tại Việt Nam đều có tính năng workflow cho phép tự động hóa các quy trình nhờ khả năng chuyển thông tin điện tử nhanh chóng từ vị trí này sang vị trí khác trong công ty. Các giao dịch trước đây phải được xem xét và xử lý bởi nhiều người giờ đây có thể được chuyển tiếp ngay lập tức, đẩy nhanh quá trình để đạt hiệu quả và năng suất cao hơn.
Bước 5: Tích hợp erp với khách hàng và nhà cung cấp
Nếu bạn tích hợp erp của mình với khách hàng và nhà cung cấp thì đó sẽ là một giải pháp hiệu quả hơn. Điều này giúp họ tiếp nhận thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Hầu hết các phần mềm erp tốt hiện nay đều có công cụ cho phép các tổ chức bên ngoài liên kết với hệ thống doanh nghiệp trong khi vẫn duy trì các biện pháp bảo vệ dữ liệu và dữ liệu rất cao.
Bước 6. Ứng dụng công cụ phân tích phần mềm erp
Các công cụ phân tích cho phép doanh nghiệp nhắm mục tiêu dựa trên các hệ thống giao dịch. Công cụ này cũng hỗ trợ lập các báo cáo kinh tế về việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp. Vì erp sử dụng một mô hình dữ liệu duy nhất nên việc báo cáo đòi hỏi ít nỗ lực hơn, dễ triển khai và nhanh chóng với kết quả kịp thời hơn.
Bước 7: Giám sát và điều chỉnh quy trình vận hành
Bước cuối cùng là thiết kế lại các quy trình kinh doanh để phù hợp với sự xuất hiện của phần mềm erp. Sử dụng quy trình, thủ tục cũ khi áp dụng hệ thống quản lý mới là sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp mắc phải. Các quy trình vận hành cũ thường được thiết kế trước khi áp dụng hệ thống erp, điều này không có lợi cho việc áp dụng phần mềm quản lý.
Để tận dụng tối đa giải pháp erp, doanh nghiệp cần biết cách sử dụng và vận hành nó. Hy vọng những bài viết trên sẽ giúp công việc kinh doanh của bạn đạt được thành công như mong muốn. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ hotline 1900 866 695 hoặc website cloudify.vn để được tư vấn.
Xem thêm
Top 3 phần mềm erp doanh nghiệp Việt Nam nên chọnPhần mềm erp – có nên áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ? Xu hướng erp doanh nghiệp năm 2021 mạng erp và những điều doanh nghiệp thường hiểu lầm
