Giao tiếp là một hoạt động xã hội cơ bản đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống và kinh doanh. Trong cuộc sống hàng ngày, giao tiếp tốt giúp chúng ta hạnh phúc hơn, thành công hơn và giải quyết nhiều tình huống khó xử dễ dàng hơn. Đối tác có thể thắng hoặc thua trong giao tiếp kinh doanh
1. Khái niệm và phân loại giao tiếp
1.1. triết học
Giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin giữa người nói và người nghe nhằm đạt được mục đích nhất định. Thông thường, giao tiếp trải qua ba trạng thái: (1) trao đổi thông tin và tiếp xúc tâm lý; (2) hiểu biết lẫn nhau; (3) tác động lẫn nhau và ảnh hưởng lẫn nhau.
Hình 1.1: Một số hoạt động truyền thông
Giao tiếp là một quá trình phức tạp được hình thành từ nhiều yếu tố khác nhau như: người gửi, người nhận, thông điệp, kênh thông tin (bằng lời nói, phi ngôn ngữ), bối cảnh… tuy nhiên, có 3 yếu tố cơ bản cần chú trọng là quá trình phát triển kỹ năng giao tiếp:
– Chủ thể và khách thể tham gia quá trình giao tiếp: (người gửi và người nhận): Mỗi cá nhân tham gia giao tiếp là một con người cụ thể, khác nhau về khí chất, tính cách, nhu cầu, sở thích, niềm tin… Vì vậy, trong giao tiếp dễ xảy ra hiện tượng hiểu sai, nghe nhầm.
– message: Nội dung cần truyền đạt. Trong quá trình truyền bá, không phải lúc nào thông tin cũng dễ hiểu, dễ nhìn mà đằng sau đó còn có “ẩn ý”. Thông điệp có thể là thông tin đơn giản, nhưng cũng có nhiều tình huống đan xen với cảm xúc, mong đợi, nhu cầu, sở thích,… của người tham gia giao tiếp.
– Các kênh giao tiếp: bằng lời nói hoặc phi ngôn ngữ (cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, nụ cười…)
1.2. Danh mục truyền thông
Có nhiều loại giao tiếp khác nhau theo các tiêu chuẩn khác nhau.
– Về các hoạt động tương tác xã hội, có ba loại:
Giao tiếp truyền thống: Là quan hệ giữa người với người được hình thành trong quá trình phát triển xã hội, tức là quan hệ giữa ông bà, cha mẹ, con cái, hàng xóm láng giềng… và cuối cùng trở thành văn hóa, hành vi xã hội được cá nhân hóa.
Giao tiếp chức năng xuất phát từ sự chuyên biệt hóa xã hội, ngôn ngữ… nó là quy ước, là chuẩn mực, là thông lệ trong xã hội, mà con người không quen biết nhau, rất khác nhau, nhưng khi thực hiện vai trò xã hội, tất cả đều sử dụng cái này Phong cách giao tiếp (ví dụ: sếp-nhân viên, người bán-người mua, thẩm phán-bị cáo, v.v.).
Giao tiếp tự do là những quy tắc và mục đích giao tiếp, không được định sẵn như một khuôn mẫu, nó xuất hiện trong quá trình tiếp xúc và phụ thuộc vào sự phát triển của mối quan hệ. Loại giao tiếp này trong cuộc sống thực vô cùng phong phú, dựa trên thông tin hiện có và giải quyết xung đột cá nhân.
– Xét về khoảng cách tiếp xúc thì có trực tiếp và gián tiếp.
Giao tiếp trực tiếp là hình thức giao tiếp mặt đối mặt sử dụng ngôn ngữ nói và các phương tiện phi ngôn ngữ (cử chỉ, động tác,…) trong quá trình giao tiếp.
Giao tiếp gián tiếp là phương thức thông qua một phương tiện khác như: thư từ, fax, thư điện tử…
– Căn cứ vào số lượng người tham dự, gồm các loại sau:
Giao tiếp song phương (hai người giao tiếp với nhau)
Giao tiếp nhóm (trong nhóm)
Giao tiếp xã hội (trong nước, quốc tế…).
– Xét về bản chất của giao tiếp, có hai loại:
Giao tiếp trang trọng là phương thức giao tiếp do pháp luật quy định, được thực hiện theo quy trình đã được thể chế hóa.
Thông tin liên lạc không chính thức là không ràng buộc hoặc mang tính cá nhân, nhưng vẫn phải tuân theo các quy ước được chia sẻ.
– Về nghề nghiệp thì có trao đổi giảng dạy, trao đổi ngoại giao, trao đổi kinh doanh, v.v.
2. Tầm quan trọng của giao tiếp
Giao tiếp là cách để các cá nhân kết nối và hòa nhập với các nhóm và xã hội. Thông qua giao tiếp bằng lời nói và phi ngôn ngữ, mọi người trao đổi thông tin với nhau, hiểu nhau và cư xử, ứng xử theo các chuẩn mực môi trường và xã hội.
Trong giao tiếp, con người cần phải biết cảm nhận, hiểu được hành vi, suy nghĩ của những người mình giao tiếp, cùng làm việc với họ, đánh giá được thái độ, ý kiến, mục đích của họ. hành động giao tiếp hiệu quả, được xã hội chấp nhận.
3. Các yếu tố của hoạt động truyền thông
Trong quá trình tương tác xã hội, không có sự phân cực giữa người gửi và người nhận thông tin, họ đều là chủ thể tích cực, luôn thay đổi vai trò. Chủ thể giao tiếp là những nhân cách được xã hội hóa nên hệ thống tín hiệu thông tin mà họ sử dụng phải tuân theo những chuẩn mực, quy tắc xã hội trong một nền tảng văn hóa xã hội thống nhất. Đồng thời, tất cả mọi người là một bản sắc tâm lý với khả năng thể chất và sự trưởng thành xã hội khác nhau. Vì vậy, giao tiếp là một cấu trúc nhị phân, tức là giao tiếp bị chi phối bởi động cơ, mục đích và điều kiện giao tiếp của cả hai bên, có thể mô tả như sau:
Hình 1.3. Cấu trúc kép trong giao tiếp
Trong quá trình giao tiếp, hai người luôn tự nhận thức, đồng thời sẽ nhận xét, đánh giá lẫn nhau. Hai bên luôn tác động lẫn nhau và ảnh hưởng lẫn nhau trong quá trình giao tiếp
4. Lý do giao tiếp thất bại
Giao tiếp hiệu quả phụ thuộc vào việc người gửi và người nhận có chia sẻ cùng một hệ thống mã hóa và giải mã hay không. Sự khác biệt về ngôn ngữ, quan điểm, định hướng giá trị dẫn đến ách tắc, rối rắm trong quá trình giao tiếp, gây xung đột giữa các bên.
Quan điểm của các bên tham gia giao tiếp là yếu tố có ảnh hưởng mạnh mẽ và trực tiếp nhất đến hoạt động giao tiếp.
Trạng thái cảm xúc, niềm tin và quan điểm sống của người giao tiếp sẽ quyết định thông điệp nào được tiếp nhận một cách có chọn lọc hoặc bị bóp méo.
Ngoài ra, còn có một số yếu tố khác có thể gây ra lỗi giao tiếp:
- Thông báo lỗi.
- Sử dụng sai phong cách giao tiếp.
- Thư không được gửi đến đúng đối tượng.
- Không có tin tức.
- Sự kết hợp của tất cả những điều trên
