Mô tả vấn đề là gì ?-Problem Statement

Để bắt đầu một dự án 6 sigma hoặc một dự án giải quyết vấn đề, hãy mô tả vấn đề hoặc nêu vấn đề như một chủ đề mà mọi người đều thấy dễ dàng. Nhưng làm cho nó đúng không phải là dễ dàng. Vậy làm thế nào để mô tả đúng vấn đề (nêu vấn đề), mời các bạn tham khảo bài viết sau. Trước khi đi xa hơn, nếu bạn chưa biết gì về 6 sigma thì đây là một số bài viết:

• • Six Sigma là gì?
  • Tổng quan về các bước định nghĩa để xem vị trí của câu lệnh vấn đề trong dmaic.

Mô tả vấn đề là gì?

Mô tả vấn đề thường là một đoạn ngắn, nhưng cần cụ thể và chi tiết về vấn đề mình muốn nói đến. Nó phải mô tả một cách rõ ràng và giả thích vấn đề ở đây là gì? Nó xảy ra như thế nào? Ảnh hưởng như thế nào đến tổ chức, ảnh hưởng như thế nào đến khách hàng. Phải quy ra chi tiết, bao nhiêu tiền, bao nhiều phần trăm. 

Bạn đang xem: Problem statement là gì

Mô tả vấn đề nên bao gồm những yếu tố nào?

• • • Phải ngắn gọn: thường là hai hoặc ba câu.
    • Tránh sử dụng ngôn ngữ chuyên nghành: Bạn phải giải thích nó theo dạng ngôn từ mà ai cũng hiểu được. 
    • Vấn đề phải được đo lường: Bạn phải đưa ra và mô tả vấn đề bằng số, ví dụ: 20%, $ 5000.
    • Phải có thể tính toán được, nếu thực hiện điều này, được gắn với số tiền. Nhiều bạn nghĩ rằng thật khó khi thực hiện các dự án liên quan đến việc tăng tốc lựa chọn của mình … nhưng mọi thứ đều có thể biến thành tiền. Đặc biệt là sử dụng các công cụ định giá chất lượng.
    • Xác định phạm vi dự án: Khi đã xác định được phạm vi, hướng dự án sẽ rõ ràng hơn và nguồn lực sẽ không bị lãng phí.

Công cụ để kiểm tra mô tả sự cố

Có nhiều công cụ, nhưng phổ biến nhất là các công cụ thông minh:

Cụ thể : Câu hỏi của bạn có cụ thể và dễ hiểu không?

Có thể đo lường : Vấn đề có thể đo lường được không?

Có thể đạt được : Có thể thực hiện được không?

Có liên quan : Nó có liên quan đến khách hàng, mục tiêu của tổ chức không?

Time Bound: Giới hạn thời gian cụ thể khi nào thì hoàn thành. 

Một số ví dụ về “mô tả vấn đề”

• • • 1. Năm 2016, 20% khách hàng nước ngoài thanh toán chậm hơn so với thỏa thuận hợp đồng. Số dư chưa thanh toán tăng $ 357,000. 5% tổng vốn.
      2. Từ tháng 10 năm 2016 đến tháng 3 năm 2017, 5% Sản phẩm a từ Dây chuyền 1 bị lỗi trong khu vực kiểm tra thành phẩm. Làm lại là bắt buộc nhưng chi phí làm lại là $ 25k và chi phí hủy các mục trong quá trình làm lại là $ 20k / tháng.

Từ hai mô tả vấn đề ở trên, chúng ta có thể thấy rằng:

• • • 1. • Cả hai đều cung cấp ngày tháng và dữ liệu để chúng tôi có thể có được đường cơ sở của vấn đề.
         • Phạm vi của vấn đề được mô tả rõ ràng là “Sản phẩm a, dòng 1”
         • Cả hai đều mô tả chi phí cho tổ chức của vấn đề dưới dạng chi phí.
         • Quan trọng là nó không nêu giải pháp hoặc nguyên nhân.

Vì vậy, chúng tôi thấy rằng việc cải thiện mô tả vấn đề của một dự án hoặc một phần của việc giải quyết vấn đề trong một tổ chức là đơn giản, nhưng không hề đơn giản chút nào. Một mô tả vấn đề tốt sẽ tiết kiệm thời gian của nhóm dự án để họ có thể tập trung vào những gì quan trọng. Ngoài việc mô tả vấn đề, chúng ta cần thực hiện rất nhiều công cụ khác ở giai đoạn này. Hãy theo dõi ở đây.