Email đã trở nên phổ biến và thay thế thư truyền thống trong cuộc sống hiện đại bận rộn. Bài viết này của vietnix sẽ giúp bạn hiểu được những ưu điểm của email so với thư truyền thống. Điều này sẽ giúp bạn hiểu tại sao email lại trở nên phổ biến như vậy.
Thư điện tử là gì?
Thư điện tử hay thư điện tử (còn được gọi là email hoặc email) là một hình thức trao đổi thông tin giữa các cá nhân sử dụng thiết bị điện tử. Thiết bị điện tử. Email lần đầu tiên được giới thiệu vào thập niên 60 và đến giữa thập niên 70 có định dạng hiện được gọi là email hoặc e-mail .
Tất cả những gì bạn cần là máy tính và điện thoại thông minh có kết nối Internet để truy cập hộp thư của mình. Từ đó bắt đầu gửi/nhận email để làm việc và học tập khi đang di chuyển.
Yêu cầu chung khi sử dụng email
Nếu bạn muốn sử dụng e-mail, bạn cần có phần mềm đặc biệt. Họ sẽ hỗ trợ bạn bằng tin nhắn văn bản, hình ảnh, clip và hơn thế nữa. Đây là những điều mọi người cần biết khi sử dụng điện thoại thông minh để gửi email.
Với tài khoản và phần mềm phù hợp, bạn có thể sử dụng email. Từ đó tiếp nhận thông tin, liên lạc với người quen, đối tác một cách rất hiệu quả.
Phần mềm email nổi bật
Nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng hiện đại, rất nhiều phần mềm gửi email đã ra đời. Nổi bật nhất có thể kể đến gmail, microsoft outlook, yandex mail…
Trong các doanh nghiệp, họ thường sử dụng các chương trình email marketing để tiếp cận một lượng lớn khách hàng. Đồng thời đáp ứng hiệu quả các giao dịch, nuôi dưỡng và xây dựng hồ sơ khách hàng của bạn.
Ưu điểm của email so với thư thông thường là gì
Không khó để nhận thấy rằng email đã gần như thay thế hoàn toàn thư viết tay truyền thống. Dưới đây là 9 lợi ích của email để giành được sự tin tưởng của người dùng trên khắp thế giới.
1. Rút ngắn thời gian, khoảng cách gửi và nhận email
Khi gửi thư truyền thống, người dân mất nhiều thời gian đến bưu điện để gửi thư, chờ dịch vụ chuyển thư đến. Thời gian tối thiểu để nhận được một lá thư viết tay là 1 ngày và tối đa có thể là vài tháng.
Ưu điểm của email so với thư thông thường là không có thời gian chờ đợi. Vài giây sau khi tin nhắn được gửi đi, người nhận sẽ có thể đọc tin nhắn ngay lập tức nếu được kết nối mạng. Bạn có thể gửi thư cho bất kỳ ai trên thế giới, mọi lúc, mọi nơi mà không lo thư bị thất lạc hay hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Do đó, email tạo ra một luồng liên lạc không bao giờ kết thúc. Nhờ email, dịch vụ chuyển phát nhanh đã thực sự không còn được ưa chuộng trên toàn thế giới trong những năm gần đây.
2. Bạn có thể gửi email cho nhiều người một cách dễ dàng
Nếu bạn định gửi một bức thư viết tay cho 10 người, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian. Công việc viết lách, soạn thảo và thậm chí là photocopy thư từ thực sự rất mệt mỏi.
Email dễ dàng hơn bao giờ hết. Chỉ cần nhấp vào nút “Chuyển tiếp” là đủ để bạn tiếp tục và gửi tin nhắn cho người khác. Từ đó, công việc được hoàn thành nhanh hơn rất nhiều với chi phí tiết kiệm so với gửi thư thông thường.
3. Tiết kiệm cước phí
Khi gửi thư theo hình thức truyền thống, quy trình gửi thư cụ thể như sau:
- Người gửi mang thư đến bưu điện.
- Chuyển thư từ bưu điện đến nơi nhận thư và gói hàng.
- Gửi đến bưu điện nơi người nhận sinh sống.
- Sắp xếp các áp phích và gửi thư đến đúng địa chỉ.
- truongnguyen@gmail.com.
- duocsythanhha@gmail.com.
Nếu người gửi/người nhận ở vùng sâu vùng xa, dịch vụ bưu chính sẽ gặp nhiều vấn đề. Từ đó, chi phí vận chuyển và gửi thư tăng lên rất nhiều.
Ưu điểm của email so với thư thông thường là bạn có thể gửi thư mọi lúc, mọi nơi và cho bất kỳ ai trên thế giới, miễn là bạn có một thiết bị điện tử được kết nối với Internet. Cũng không phải lo thất lạc, thất lạc, hư hỏng,… trong quá trình gửi thư.
4. Viết thư không mất nhiều thời gian
Nói chung, viết tay mất rất nhiều thời gian. Với email, bạn không cần mất thời gian viết tay, chuẩn bị phong bì, trang trí thư như trước đây. Việc phải đến bưu điện, nhận thư/gửi thư cũng được loại bỏ hoàn toàn. Thay vào đó, bạn tiết kiệm thời gian chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Đối với email kinh doanh chuyên nghiệp, bạn cũng có thể chọn từ các mẫu được tạo sẵn. Hiện tại, có rất nhiều trang web cung cấp các mẫu này để bạn lựa chọn.
>>Xem thêm: Chữ ký email là gì? Cách Tạo Chữ Ký Email Chuyên Nghiệp Nhất Bạn Nên Biết
5. Bao gồm nhiều thứ khác nhau trong một cam kết
Với rất nhiều thông tin cần gửi trong một lá thư viết tay, bạn sẽ mất nhiều thời gian để chuẩn bị. Nhất là khi bạn muốn gửi hình ảnh, thư từ dài.
Ngược lại, email có thể chứa nội dung gần như không giới hạn trong một lần gửi. Thậm chí, bạn có thể gửi các file âm thanh, hình ảnh, video clip… tất cả chỉ trong một bức thư, rất dễ dàng.
Tạm biệt những tài liệu nặng nề, những con chữ nặng trĩu. Bạn sẽ nhận được một email ngắn gọn đầy đủ thông tin mà không cần tính toán gì thêm.
6. Bảo mật email rất cao
Khi sử dụng email, mọi người đều đặt mật khẩu riêng. Ngoài ra, các nhà cung cấp cũng đã bắt đầu tạo các lớp bảo mật của riêng họ để phục vụ người dùng của họ tốt hơn.
Khả năng bị đánh cắp thông tin, xâm phạm quyền riêng tư của email là rất thấp. Do đó, các doanh nghiệp luôn tin tưởng và sử dụng loại thư này thay cho thư viết tay truyền thống.
7. Cái hay của email: Không lo mất email
Bất kỳ ai đã từng viết thư tay đều biết rằng nguy cơ bị mất và bị trả lại là không đổi. Sẽ thật tệ nếu thư trả lời của bạn bao gồm một số hình ảnh hoặc tài liệu quý giá.
Đối với biểu mẫu email, tính năng này đã bị xóa hoàn toàn. Mất thư là không thể. Trong trường hợp không chắc là bạn gửi thư đến địa chỉ sai, bạn có thể gửi lại thư đó một cách nhanh chóng và hiệu quả mà không lo bị mất thông tin đó.
8.Hoàn toàn miễn phí
Một lợi ích khác của email mà bạn không nên bỏ qua là nó hoàn toàn miễn phí. Đồng thời, thư thông thường cũng sẽ phải chịu phí dán tem. Rõ ràng, email tiết kiệm hơn rất nhiều. Email là giải pháp tốt nhất cho những người cần gửi email với số lượng lớn thường xuyên.
9.Có thể tạo địa chỉ email cá nhân
Đối với bất kỳ loại email nào, bạn có thể tạo hộp thư/hộp thư của riêng mình. Lúc này bạn sẽ đặt tên hộp thư theo đặc điểm của hộp thư, tên của chính bạn. Ví dụ:
Thông qua đó, bạn có thể thể hiện một phần con người mình. Ví dụ: tên, năm sinh, nghề nghiệp, công việc, v.v. Điều này giúp bạn dễ dàng tạo dấu ấn riêng tạo bộ nhận diện thương hiệu cho mọi người qua email dễ dàng hơn. Đây là ưu điểm của thư điện tử mà thư truyền thống không có được.
Kết luận
Vietnix cung cấp nhiều thông tin trên đây để mọi người hiểu rõ hơn về việc sử dụng email. Rõ ràng hình thức này có nhiều ưu điểm vượt trội hơn so với gửi thư thông thường. Hãy tận dụng nó và mang lại nhiều lợi ích cho sự nghiệp và công việc của bạn.
